Hur redovisar jag mitt projekt?

Ska jag räkna med momsen?

Är ni som en vanlig ideell förening/nätverk så är ni förmodligen inte momspliktiga. Ni betalar alla kostnader inkl moms och kan inte dra av momsen i deklarationen. Då ska ni redovisa alla kostnader inkl. moms. Är ni ett företag, eller en förening som är registrerad för moms. Då ska ni redovisa med alla kostnader exkl. moms.

Från vilket datum kan jag räkna med kostnader?

Observera att du inte kan få ersättning för kostnader som har uppkommit eller betalats innan ansökan kom in till Leaderkontoret eller länsstyrelsen.

Hur ska ett kvitto/faktura se ut?

För att en kostnad i projektet ska vara stödberättigande ska det bifogas underlag, där det tydligt framgår vad det är för kostnad t.ex. fakturor, specificerade kvitton, lönebesked, som visar att kostnaden hör till projektet.

På samtliga fakturor ska det framgå:

Att fakturan tillhör projektet. Adressera fakturan direkt till projektet.
Tydlig specificering av vad kostnaden avser t.ex. mängd, á pris, vilken typ av insats.
Betalningsmottagare
Verifikationsnummer
Fakturanummer
Datum Totalt belopp (exklusive och inklusive moms)
Om F-skattesedel finns Momsreg.nr (personnr vid enskild firma)
Om fakturan hänvisar till en följesedel måste denna följa med fakturan för att fakturan ska räknas som verifikation.

På kvitton måste det framgå:

specificering av vad kostnaden avser t.ex. mängd, á pris, vilken typ av insats.
Betalningsmottagare
Verifikationsnummer
Datum
Totalt belopp (exklusive och inklusive moms)
Momsreg.nr/org nr (personnr vid enskild firma)

Dessutomska kostnaden vara betald och styrkas genom att bifoga betalningsbevis i form av:

Utdrag ur internetbank som visar att den är betald och till vilket konto betalningen gjorts
Kvitto
Handskrivna kvitton/räkningar
Faktura som betalats kontant och kvitterats med betalningsdatum

Det är ett krav att projektredovisningen tydligt ska visa vilka verifikationer som hör till vilka kostnadsslag. Verifikationerna ska numreras och ska sedan gå att följa på tillhörande blankett ”Kostnadssammanställning”. Verifikationen ska tydligt klargöra på vilket sätt kostnaden har med projektet att göra.

Varje gång en redovisning skickas in, anges en redovisningsperiod i projektet som projektägaren själv väljer, t.ex. 15 oktober t.o.m. 31 december. Alla verifikationer, betalningsbevis, deltagarlistor m.m. från denna period ska finnas med och alla kostnader ska vara betalda inom perioden. En missad faktura eller annat underlag från en tidigare redovisningsperiod, får tas med i nästa redovisningsperiod, med tillhörande förklaring.

Löner

Lönekostnad redovisas med en kopia av lönespecifikation, samt betalningsbevis. Bifoga anställningsavtalet. Om någon arbetar deltid i projektet ska procentsatsen anges. Glöm inte att betala arbetsgivaravgifter för den som anställs.

Timanställd personal

För alla projekt med timanställd personal, ska projektägaren redovisa ett underlag som visar hur kostnaden beräknats och vilket antal timmar per månad som används som underlag för beräkningen. Timlönekostnaden ska framgå som kronor per timma. På sjv.se finns en blankett som kan hjälpa till i beräkningen. Glöm inte att räkna in sociala avgifter (ca + 42%), och ev. pension och försäkring (ca + 4%)

Ex. 50% tjänst i två månader 22 000kr x 50% x 2månader + 42%soc = 31 240kr
Ex 20 timmar av en lön på 22 000kr 22 000kr/176* x 20 timmar + 42%soc = 3 550kr

176h är en ungefärlig arbetsmånad

Timanställd personal i projektet redovisar sin tid en ”Projektdagbok” (finns även på sjv.se) eller utdrag ur tidredovisningssystem. Projektdagboken ska intyga antalen nedlagda timmar samt information om vad för arbete som utförts. Observera att blanketten ”Beräkning - timlön” ska skrivas under av den som är chef och projektdagboken ska skrivas under av behörig firmatecknare eller annan behörig person.

Eventuella traktamenten och andra lönetillägg vid resor ska redovisas på kostnadsslaget ”löner”, men inte räknas in i timkostnaden.

Mat/fika

Restaurangnotor, matinköp till möten etc. måste motiveras. Det ska framgå vilka som deltagit i aktiviteten, syftet med aktiviteten samt kopplingen till projektet. Bifoga alltid en deltagarlista med program el. dyl. Ex Vid en dags arbete är det helt ok att bjuda på något att äta, samt vid upstartsmöte/kickoff eller projektavslutning.

För lunch, middag eller supé får högst redovisas 112,50kr (inkl moms) eller 90 kr (exkl moms) per person och tillfälle. För andra måltider får högst redovisas 75kr(inkl moms) eller 60 kr (exkl moms) per person och tillfälle. Denna begränsning gäller inte vid anordning av konferenser där maten ingår som en del samt för transnationella samarbetsprojekt. Alkoholhaltiga drycker starkare än lättöl är inte stödberättigande. Denna begränsning gäller inte för transnationella samarbetsprojekt.

Investeringar

Som investering räknas

Fasta anläggningar, som inköp av byggnad samt ny-, om- eller tillbyggnad
Maskiner och utrustning, som beräknas ha ett värde efter projekttiden och beräknas kommer att fortsätta att användas i verksamheten efter projekttiden
Småskalig infrastruktur så som skyltar, anläggning av ridvägar och vandringsleder

Däremot kan du inte få stöd till investeringar som ersätter något och fyller samma funktion som den tidigare, exempelvis en maskin.

5-årsregeln

Observera att investeringar som är köpta med pengar från EU måste behållas och användas i enlighet med projektverksamheten i minst fem år efter beslut om stöd. Om projektet har köpt in en maskin ska den fortsätta att användas enligt projektets mål och syften. Det kan innebära att de överlåts till dem som kommer att fortsätta driva verksamheten efter projekttiden. Investeringar får dock som regel inte överlåtas till företag inom fem år, utan ska i så fall säljas till marknadsvärde. Om verksamheten upphör ska investeringen säljas och intäkten redovisas. Försäljning ska alltid göras till marknadsvärde. Om försäljning sker innan projekttiden är slut, tas det upp som en projektintäkt. Om investeringen säljs innan fem år efter beslut om stöd, ska projektet betala tillbaka en del av stödbeloppet.

Tillstånd

Bifoga kopior av dokument som styrker att du har tillstånd eller motsvarande som krävs för investeringen om detta inte redan har skickats in i samband med ansökan om stöd. Det kan t.ex. vara bygglov, förprövning, godkännande av livsmedelslokal eller liknande. På ditt beslut om stöd ska det framgå när de senast ska ha kommit in till LAG eller länsstyrelsen.

Begagnad utrustning

För att begagnad utrustning ska vara stödberättigande krävs att projektet i samband med redovisning bifogar intyg ”Begagnad utrustning” (fås av kontoret) som visar att:

Säljaren eller någon tidigare ägare till utrustningen inte har köpt den med hjälp av stöd de senaste sju åren
Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för projektet
Priset inte överskrider marknadsvärdet

Ideellt arbete

Som ideellt arbete räknas ”arbete som för projektet framåt”. Det kan vara allt från handfast grävande till administration. Ideellt arbete definieras som den arbetstid som någon lägger ner utan ersättning från projektet. Det innebär insatser som projektägaren skulle kunna betala för. Denna insats i projektet värderas och räknas som privat medfinansiering.

De som däremot deltar på öppna informationsmöten och dylikt som projektet anordnar räknas som deltagande och inte ska tas med i kostnadssammanställningen. Redovisa gärna antalet deltagare i projektet, även om dessa inte räknas som ideellt arbetande.

Om ni har tänkt att i projektet anordna stormöten för att informera om projektet/dess syfte så räknas deltagarnas tid som ideellt arbete endast om de aktivt deltager. Personer som enbart är åhörare kan inte räknas med. Genom att under mötet samla in deltagarnas åsikter, låta dom grupparbeta, göra en SWOT analys, bilda arbetsgrupper så kan deltagarnas tid räknas som ideellt arbete i projektet.

Exempel på vad som får räknas som ideellt arbete:

Styrgruppsmöten och arbetsgrupper för projektet, där personer från föreningar, organisationer eller företag deltar utan ersättning från projektet
Arbete som utförs kostnadsfritt av yrkesman eller konsult
Deltagande på en utbildning där man efter utbildningen använder sin kunskap och för projektet framåt

Exempel på vad som inte får räknas som ideellt arbete:

Deltagande på allmänna informationsmöten som projektet ordnar
Elevarbeten, t.ex. projektarbeten, som görs inom ordinär skolverksamhet

Värdet på ideellt arbete Ideellt arbete värderas generellt beroende på åldern på den som utför arbetet enligt följande:

13-15 år: 50 kronor per timme
16-17 år: 120 kronor per timme
från 18 år: 175 kronor per timme

Om arbetet utförs av en yrkesman inom dennes yrkesområde får värdet maximalt uppgå till det belopp som denne normalt fakturerar i sin affärsverksamhet. Han eller hon ska visa underlag på ordinarie taxa genom att till exempel bifoga kopior av fakturor för liknande arbete.

Redovisning av ideellt arbete

Vid varje arbetsinsats där flera personer deltar med ideellt arbete, ska alla som deltar fylla i Kustlandets eller sjv blankett. Den finns att ladda ner på kustandet.com Tänk på att hålla isär redovisningen mellan offentlig resurs och ideellt arbete. Medverkar det personer både från offentlig och ideell sektor på en aktivitet skickar man runt två listor. En för offentlig resurs för t.ex. kommunrepresentanter och en för ideellt arbete t.ex. privatpersoner, representanter från föreningar. Se upp så att personer inte ”dubbelredovisar” sin tid.

Övriga ideella resurser / privat medfinansiering

Utrustning, material, maskiner m.m. som privatpersoner eller företag ställer projektet till del. Det kan vara att en entreprenadfirma lånar ut sin grävmaskin till projektet, en insats som då värderas till marknadspris. För att redovisa denna intäkt i projektet så krävas det underlag, tex i form av en faktura/kvitto, där hela beloppet rabatteras. Eller att ni på något annat sätt kan visa på vad som gjorts och vad det brukar kosta. Intäkter

Redovisa eventuella intäkter som hör till projektet, t.ex. annonsintäkter, inträdes- eller deltagaravgifter, sponsring eller bidrag. Redovisa även sådana intäkter som du inte räknade med från början. Intäkter ingår i finansieringsslaget privat medfinansiering. Projektet får aldrig bli överfinansierat och avslutas med ett överskott.

Kostnader som inte är stödberättigande

En bedömning måste göras i varje enskild projektansökan för att se om en kostnad är stödberättigande eller inte, det som ni berättat om i ansökan och som kontoret känner till är därför kostnader som kommer att godkännas, förutsatt att kostnaden är rimlig. Andra inköp som ingår i ett sammanhang och rymmas inom projektplanens mål och syfte kommer förmodligen också godkännas, även om de inte står med i ansökan. Följande kostnader är dock inte stödberättigande:

Kostnader som inte är betalda Aktiviteter som påbörjats eller betalats innan ansökan kommit in till länsstyrelsen eller till Leaderkontoret.
Räntekostnader, inkl. dröjsmålsräntor och inkassoavgifter på fakturor.
Mervärdesskatt, i de fall projektet är momspliktigt Insatser som stat, kommun eller annan myndighet enligt lag eller annan författning ska sörja för.
Kostnader för åtgärder som enligt lag eller annan författning skulle ha varit genomförda när ansökan lämnades in.
Ersättningsinvesteringar. Med ersättningsinvesteringar menas inte material för restaurering av kulturbyggnader.
Gåvor till projektdeltagare, med undantag för transnationella samarbetsprojekt inom Leader Kostnader för att fylla i ansökan.
Kostnader för privat boende, t.ex. byggande eller renovering, eller andra kostnader med koppling till privata bostäder och fritidshus.
Leasingkostnader, med undantag för leasingkostnader som avser drift av projektorganisationen och där avtalet inte innehåller ett restvärde eller rätt för leasingtagaren att förvärva leasingobjektet. Leasingkostnaden får inte överstiga varans inköpspris. Alkohol, med undantag för transnationella samarbetsprojekt inom Leader
Kostnader för markinköp är normalt inte stödberättigande. Vid inköp av byggnader/fastigheter hämta in taxeringsuppgifter och gör procentuellt avdrag för markvärdet. Kontrollera även att byggnaden/fastigheten inte har fått annat stöd de senaste 10 åren.
Aktiviteter/händelser genomförda senare än tre månader efter klardatum.
Kostnader som betalats senare än tre månader efter klardatum.